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Desafio

Organizar duas festas de confraternização para funcionários da Anglo American em Niquelândia e Barro Alto. A primeira para 1.200 convidados e a segunda para 2.400 pessoas: duas festas de grande porte, em cidades com poucos fornecedores especializados em eventos grandes. Nosso grande desafio foi construir todo evento com fornecedores de qualidade que conseguissem mobilizar toda estrutura para estas cidades e ainda aproveitar mão de obra local.

Estratégia

Começamos mapeando os espaços que poderiam ser usados nestas cidades para realização dos eventos e fizemos uma pesquisa de fornecedores locais que pudessem ajudar na execução. Depois fechamos parceria com fornecedores com experiência em montagem de grandes estruturas para eventos que conseguissem executar suas atividades nestas cidades. Em seguida começamos a parte de planejamento, construção de plantas dos espaços, formatação de planilhas de custos, cronogramas de montagem e a execução de um grande check list para prever todas as ações que garantissem a entrega dos eventos com sucesso.

Resultado

Os dois eventos foram um sucesso. Montamos duas tendas galpão duas águas: uma de mil metros quadrados em Niquelândia e outra de 1700 metros quadrados em Barro Alto. A parte da estrutura ainda foi complementada com tendas de apoio, tablado, sonorização, iluminação, palco, banheiros químicos, mobiliário e cenografia. No dia do evento, o Buffet serviu entradas, espetinho, almoço, bebidas, salada de frutas e picolé. Contratamos uma banda baile para animar os convidados e as crianças se divertiram com brinquedos infláveis e jogos eletrônicos. Ainda tivemos um espaço de maquiagem para as mulheres e uma cabine de fotos que fizeram muito sucesso.

Foram mais de quatro meses planejando os eventos, mais de 20 dias de montagens, pelo menos 25 fornecedores contratados para cada um deles, enfim, muito trabalho, mas, com um resultado gratificante. O cliente ficou satisfeito e os convidados adoraram as festas.



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